Informace o vnitřním oznamovacím systému
Obchodní společnost Internet BillBoard a.s., se sídlem Novoveská 1262/95, Mariánské Hory, 709 00 Ostrava, IČ: 258 42 404, informuje o následujícím:
Vnitřní oznamovací systém KSE
I. Zřízení vnitřního oznamovacího systému
Naše obchodní společnost má zřízený vnitřní oznamovací systém („Vnitřní oznamovací systém“) pro účely podávání oznámení o možném protiprávním jednání v oblastech vymezených zákonem č. 171/2023 Sb., o ochraně oznamovatelů, případně směrnici Evropského parlamentu a Rady (EU) 2019/1937 ze dne 23. října 2019 o ochraně osob, které oznamují porušení práva Unie podle bodu II. („Oznámení“) ze strany fyzických osob uvedených v bodě III. („Oznamovatel“).
II. Vymezené oblasti práva pro podávání oznámení
Náš Vnitřní oznamovací systém je určen pro podávání Oznámení o našich protiprávních jednáních:
- majících znaky trestného činu
- majících znaky přestupku, za který zákon stanovuje pokutu s horní hranicí 100.000,00 Kč a více
- porušujících zákon č. 171/2023 Sb., o ochraně oznamovatelů
- porušujících jiný právní předpis nebo předpis Evropské unie spadající do některé z následujících oblastí:
- finančních služeb, povinného auditu a jiných ověřovacích služeb, finančních produktů a finančních trhů,
- daně z příjmů právnických osob,
- předcházení legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu,
- ochrany spotřebitele,
- souladu s požadavky na výrobky včetně jejich bezpečnosti,
- bezpečnosti dopravy, přepravy a provozu na pozemních komunikacích,
- ochrany životního prostředí,
- bezpečnosti potravin a krmiv a ochrany zvířat a jejich zdraví,
- radiační ochrany a jaderné bezpečnosti,
- hospodářské soutěže, veřejných dražeb a zadávání veřejných zakázek,
- ochrany vnitřního pořádku a bezpečnosti, života a zdraví,
- ochrany osobních údajů, soukromí a bezpečnosti sítí elektronických komunikací a informačních systémů,
- ochrany finančních zájmů Evropské unie,
- fungování vnitřního trhu včetně ochrany hospodářské soutěže a státní podpory podle práva Evropské unie.
III. Oznamovatel
Oznamovatelem, který může využít náš Vnitřní oznamovací systém pro podání Oznámení, je fyzická osoba, která pro nás zejména:
- vykonává zaměstnání, odbornou praxi, či stáž.
- vykonává funkci v orgánech naší obchodní společnosti;
- poskytuje služby pro naši obchodní společnost;
- vykonává činnosti pod dohledem nebo podle pokynů našich zhotovitelů a dodavatelů, a jejich subdodavatelů,
a která získala informace o našem případném protiprávním jednání podle bodu II. v souvislosti s touto prací nebo výkonem obdobné činnosti. Prací nebo obdobnou činností se rozumí také ucházení se o kteroukoliv z výše uvedených činností. Z podávání Oznámení nevylučujeme žádné osoby, které pro nás vykonávají práci nebo obdobnou činnost.
IV. Příslušná osoba a způsob podání oznamení
Příslušná osoba je osobou, která v rámci Vnitřního oznamovacího systému Společnosti přijímá a vyřizuje Oznámení.
Za účelem zajištění nezávislého, nestranného a bezproblémového fungování Vnitřního oznamovacího systému určila naše společnost příslušnou osobu a Oznamovatel může podat Oznámení prostřednictvím těchto příslušných osob:
Podávání oznámení osobně, písemně, telefonicky:
Ingrid Lorková
adresa: Internet BillBoard a.s., Beethovenova 2, Opava, PSČ 746 01
telefon: +420 770 19 66 69
(dále „Příslušná osoba A)
Podávání oznámení písemně elektronicky:
Sebastian Barth
oznamovací kanál přístupný na tomto internetovém odkazu: compliance.stroeer.de
(dále „Příslušná osoba B“).
Oznámení je možné podat:
- telefonicky prostřednictvím telefonické linky Příslušné osoby A; tímto zároveň žádáme, aby tento způsob podání Oznámení byl využíván v běžné pracovní době, tj. v prácovní dny v době od 8,00 do 16,00 hodin;
- 2. písemně poštou zaslanou na adresu Beethovenova 2, Opava, PSČ 746 01, naší obchodní společnosti Internet BillBoard a. s. přímo k rukám Příslušné osoby A; tímto zároveň žádáme v zájmu zachování důvěry, aby tato zásilka byla adresovaná přímo Příslušné osobě A k dodání prostřednictvím právnické osoby, a to tak, že adresát zásilky bude uveden následovně: „Ingrid Lorková“ Internet BillBoard a.s. Beethovenova 2, Opava, PSČ 746 01 a na zásilce bude zřetelně uvedeno „WHISTLEBLOWING“. Pro tyto účely preferujte zaslání zásilky obyčejně tak, aby ze zásilky nebyl zřejmý její odesílatel. O tom, že Oznámení nám bylo doručeno, budete informováni prostřednictvím kontaktních údajů obsažených v Oznámení.
- osobně u Příslušné osoby A v její kanceláři v budově nacházející se na adrese Beethoveno 2, Opava, PSČ 746 01; tímto zároveň žádáme, aby tento způsob podání Oznámení byl využíván v běžné pracovní době, tj. v pracovní dny v době od 8,00 do 16,00 hodin a pokud to je možné po předcházející telefonické domluvě podle bodu 1.
- prostřednictvím oznamovacího kanálu přístupného na tomto internetovém odkazu: compliance.stroeer.de ;
Dbejte na to, aby Oznámení obsahovalo následující údaje: Vaše jméno, příjmení a datum narození nebo jiné údaje, ze kterých je možné dovodit vaši totožnost. Abyste mohli být informováni o přijetí a o způsobu vyřízení Vašeho Oznámení, uveďte v něm také Vaše kontaktní údaje. O Vaší totožnosti bude informována pouze Příslušná osoba vázaná mlčenlivostí. Bez Vaší náležité identifikace však může dojít k tomu, že Oznámení nebude možno náležitě prošetřit a nebude tak ani možné přijmout nápravná opatření; anonymní oznámení tedy budou přijímána, avšak dokud nevyjde najevo totožnost osoby, která oznámení učinila, nenáleží takové osobě ochrana dle zákona č. 171/2023 Sb., o ochraně oznamovatelů a jiných právních předpisů.
V. Ochrana oznamovatele
Zajistíme, bylo-li Oznámení podáno prostřednictvím našeho Vnitřního oznamovacího systému.
- ochranu totožnosti Oznamovatele;
- ochranu před případnými odvetnými opatřeními vedenými vůči Oznamovateli a dalším osobám, kterým tato ochrana náleží podle právních předpisů (jako jsou příbuzní, osoby blízké atd.).
VI. Upozornění
Posuzujeme důvodnost a pravdivost každého Oznámení. Je-li Oznámení důvodné a pravdivé, přijmeme nápravná opatření.
Budeme se bránit, uvede-li Oznamovatel v Oznámení vědomě nepravdivé informace a/nebo jej učiní v zájmu poškodit naší obchodní společnost.
VII. Informace o možnosti podat oznámení ministerstvu spravedlnosti
Oznamovatelé mohou Oznámení dále podat ústně, či písemně Ministerstvu spravedlnosti. Pro podání písemného oznámení Ministerstvu spravedlnosti můžete použít internetové stránky https://oznamovatel.justice.cz/chci-podat-oznameni/
VIII. Zpracování osobních údajů
Zpracování osobních údajů získaných v souvislosti s vyřizováním Oznámení bude prováděno v souladu se zákonem č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů, a nařízením (EU) 2016/679 (GDPR), jakož i dalšími právními předpisy o zpracování osobních údajů, které se na ně vztahují, a v souladu s poučením o ochraně osobních údajů, které je přílohou této informace (příloha A).
Oznámení podaná prostřednictvím Vnitřního oznamovacího systému a dokumenty související s Oznámením jsme povinni uchovávat po dobu 5 let ode dne přijetí Oznámení, a to v souladu s povinností zachovávat ochranu osobních údajů stanovenou evropskými a českými právními předpisy o ochraně osobních údajů.
Důvěrnost informací je zajištěna zavedením Vnitřního oznamovacího systému, kde oznámení zpracovává výhradně jedna osoba (Příslušná osoba). Listinné dokumenty související s touto agendou jsou proti vniknutí zabezpečeny mechanickými prostředky.